Arbeiten mit Atlassian (6) - Jira & Outlook verknüpfen

Atlassian Jira und andere Atlassian-Produkte ermöglichen es, den internen E-Mail-Verkehr deutlich zu reduzieren – in vielen Fällen sogar vollständig zu ersetzen. Dennoch bleibt E-Mail-Kommunikation in den meisten Unternehmen ein zentraler Bestandteil der täglichen Arbeit. Umso hilfreicher ist es, wenn sich Jira und Microsoft Outlook optimal ergänzen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, beide Systeme so zu verbinden, dass Informationsflüsse nahtlos funktionieren und der Kommunikationsaufwand spürbar sinkt. Die folgenden vier Ansätze zeigen, wie sich Jira und Outlook effizient kombinieren lassen.

1. Jira-Issues per E-Mail erstellen

Mit dem integrierten Incoming Mail Handler können in Jira automatisch neue Vorgänge erstellt oder Kommentare zu bestehenden Issues hinzugefügt werden.
Dazu wird lediglich die E-Mail-Adresse des Jira-Systems benötigt. Sobald die Mail-Handler-Funktion konfiguriert ist (eine detaillierte Anleitung finden Sie in der Atlassian-Dokumentation), können eingehende E-Mails – etwa von Kunden oder internen Teams – automatisch an Jira weitergeleitet werden.

Auf diese Weise lassen sich Serviceanfragen oder Bug-Reports direkt aus dem Posteingang in Jira erfassen – ohne manuelles Anlegen von Vorgängen.

2. Jira-Mailbenachrichtigungen gezielt reduzieren

Jira kann viele Benachrichtigungen per E-Mail versenden – etwa bei Statusänderungen, neuen Kommentaren oder der Zuweisung von Vorgängen.
Damit die Postfächer der Teammitglieder nicht überlaufen, empfiehlt es sich, die Benachrichtigungsschemata projekt- und rollenbasiert zu konfigurieren.

Weniger, aber relevantere Mails sorgen für Übersicht und verhindern Informationsüberflutung – insbesondere bei paralleler Arbeit in mehreren Projekten.

3. Jira-Mails in Outlook strukturieren

Selbst bei optimierten Benachrichtigungen können wichtige E-Mails schnell in der Masse untergehen. Outlook bietet dafür eine einfache Lösung: Regeln und Ordnerstrukturen.

Mit individuell definierten Regeln lassen sich Jira-Mails automatisch in projekt- oder teambezogene Ordner einsortieren. So bleiben Projektkommunikation, Kommentare und Updates übersichtlich und zentral auffindbar.

Tipp: Legen Sie für jedes Jira-Projekt einen eigenen Outlook-Ordner an. Das spart Suchzeit und schafft klare Strukturen – besonders in größeren Teams.

4. Outlook-Benachrichtigungen gezielt nutzen

Aufbauend auf den Regeln aus Punkt 3 können Outlook-Benachrichtigungen weiter verfeinert werden.
Über Benachrichtigungsfenster oder Desktop-Hinweise lassen sich bestimmte Jira-Ereignisse – etwa die Zuweisung eines kritischen Tickets – sofort sichtbar machen.

Das ist besonders nützlich, wenn schnelle Reaktion oder unmittelbare Bestätigung erforderlich ist. So werden die richtigen Personen in Echtzeit informiert und können direkt handeln.

Fazit

Die Integration von Jira und Outlook schafft einen durchgängigen Informationsfluss zwischen Projektmanagement und Kommunikation.
Ob Sie E-Mails zur Vorgangserstellung nutzen, Benachrichtigungen gezielt steuern oder Outlook-Regeln für mehr Struktur einsetzen – die richtige Kombination reduziert manuelle Arbeitsschritte und steigert die Effizienz im Team.

Als Atlassian Platinum Solution Partner unterstützt demicon Unternehmen bei der optimalen Nutzung und Integration von Atlassian-Lösungen in bestehende IT-Landschaften.
Unsere Expert:innen beraten Sie ganzheitlich – von der Systemkonfiguration über Prozessoptimierung bis zur individuellen Erweiterung Ihrer Jira-Instanzen.

 

JETZT KONTAKTIEREN!

 

 

FAQ: Jira und Outlook effizient verbinden

• Wie kann ich in Jira Issues per E-Mail erstellen?
  Über den Incoming Mail Handler lassen sich in Jira neue Vorgänge direkt aus eingehenden E-Mails erstellen. Dazu wird eine dedizierte E-Mail-Adresse mit Jira verknüpft. Sobald eine Nachricht eingeht, legt das System automatisch ein neues Issue an oder ergänzt ein bestehendes. Diese Funktion eignet sich besonders für Supportanfragen oder Kundenkommunikation.
  
• Wie kann ich Jira-Benachrichtigungen per E-Mail reduzieren?
  Die Anzahl der E-Mails hängt vom Benachrichtigungsschema in Jira ab. Um weniger, aber relevantere Mails zu erhalten, sollten Administrator:innen die Benachrichtigungen pro Projekt und Rolle gezielt anpassen. Dadurch werden nur noch wirklich wichtige Ereignisse (z. B. Statuswechsel oder Erwähnungen) per Mail versendet.
  
• Wie kann ich Jira-E-Mails in Outlook besser organisieren?
  Mit Outlook-Regeln lassen sich Jira-Mails automatisch in bestimmte Ordner einsortieren – beispielsweise pro Projekt, Team oder Priorität. So bleiben Vorgangs-Updates und Kommentare übersichtlich abgelegt. Diese Strukturierung erleichtert den Überblick und verhindert, dass wichtige Nachrichten im Posteingang untergehen.
• Kann ich Jira und Outlook direkt integrieren?
  Ja, über Marketplace-Apps wie “Outlook for Jira” oder “Email This Issue” ist eine tiefergehende Integration möglich. Diese Lösungen ermöglichen u. a. das Erstellen, Kommentieren oder Anzeigen von Jira-Issues direkt aus Outlook heraus – ohne zwischen Anwendungen zu wechseln.
  
• Warum lohnt sich die Kombination von Jira und Outlook?
  Die Verbindung beider Systeme vereinfacht Workflows, reduziert manuelle Arbeit und verbessert die Kommunikation. Statt Informationen doppelt zu pflegen, werden Aufgaben und Nachrichten automatisiert miteinander verknüpft. Das führt zu mehr Transparenz, schnelleren Reaktionszeiten und effizienteren Prozessen im Projektalltag.

 

 

Entdecken Sie mehr!

Profitieren Sie von unserer umfassenden Atlassian-Expertise von der strategischen Beratung über die Implementierung bis hin zur nachhaltigen Optimierung Ihrer Atlassian-Landschaft. Unsere Spezialisten stellen sicher, dass Ihre Tools optimal auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt sind und maximale Effizienz sowie Zukunftssicherheit gewährleisten.

Atlassian Services