Excel, MS Project oder cplace? Was moderne Projektteams wirklich brauchen

Projektlandschaften wachsen, Timelines verdichten sich, und gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Agilität und Steuerbarkeit. Während einige Teams noch mit Excel-Tabellen oder klassischen Gantt-Charts arbeiten, setzen andere bereits auf agile Boards oder hybride Methoden – oft jedoch parallel und ohne echte Integration.

Das Ergebnis: Informationen sind vorhanden, aber verstreut. Prozesse laufen, aber nicht synchron. Und sobald sich Prioritäten verschieben oder neue Abhängigkeiten entstehen, fehlt der Überblick. Planungssicherheit? Fehlanzeige.

Doch es gibt Lösungen, die klassische Projektplanung mit agilen Prinzipien vereinen und gleichzeitig einheitliche Datenflüsse ermöglichen. Ohne Tool-Wechsel, ohne Kontrollverlust.

Warum der „Werkzeug-Mix“ nicht mehr ausreicht

Viele Teams greifen auf Werkzeuge zurück, die ihnen vertraut sind – oft aus Gewohnheit, weniger aus Überzeugung. Excel ist flexibel, MS Project ist mächtig, andere Tools unterstützen agile Arbeitsweisen. Doch sobald man versucht, diese Werkzeuge zu kombinieren, entstehen Brüche:

• Daten liegen in verschiedenen Formaten vor
• Informationen sind über mehrere Systeme verteilt
• Kommunikation erfolgt über E-Mails, Excel-Sheets, Boards und Meetings – parallel
  
  

Gerade im Multiprojektumfeld wird das schnell unübersichtlich. Hier reicht es nicht mehr, isoliert zu denken. Teams müssen iterativ arbeiten und gleichzeitig verlässliche Zeitpläne und Abhängigkeiten managen. Agilität und klassische Planung sind keine Gegensätze – wenn das richtige Tool eingesetzt wird.

Excel – flexibel, aber fragmentiert

Excel ist in vielen Organisationen die „Allzweckwaffe“ der Projektarbeit. Für kleine Vorhaben, erste Übersichten oder einfache Aufgabenverteilung ist es schnell zur Hand und individuell gestaltbar.

Doch genau darin liegt das Problem: Jede:r baut sein eigenes System.

Was im Kleinen noch funktioniert, führt im größeren Kontext schnell zu Versionierungschaos: verschiedene Datei-Stände, lokal gespeichert, manuell aktualisiert – niemand weiß mehr, welche Datei die aktuelle ist. Die Single Source of Truth (SSOT) fehlt.

Auch Gantt-Charts lassen sich nur mit Mühe realisieren – per Balkendiagramm oder über komplizierte Formeln. Sobald sich Abhängigkeiten oder Termine ändern, beginnt die manuelle Nacharbeit. Teamübergreifende Arbeit oder parallele Projekte? In Excel nur mit viel Disziplin – und oft mit doppelter Datenpflege.

Kurz: Excel ist ein Werkzeug – aber kein System.

MS Project – mächtig, aber starr

MS Project ist in vielen Unternehmen die klassische Lösung für projektbezogene Zeitplanung. Wer mit Wasserfall-Strukturen arbeitet oder stark linear plant, profitiert von der klaren Struktur, den Abhängigkeiten und dem kritischen Pfad.

Doch moderne Projektarbeit ist selten linear. Teams arbeiten iterativ, stimmen sich regelmäßig ab und reagieren kurzfristig auf Veränderungen. Genau hier stößt MS Project an Grenzen: Agile Methoden lassen sich nur schwer integrieren. Agile Boards oder Daily-Strukturen sind nicht vorgesehen. Auch die Zusammenarbeit mehrerer Teams mit unterschiedlichen Rhythmen erfordert oft Workarounds oder zusätzliche Tools – was erneut zu Toolbrüchen führt.

Kurz: MS Project ist ein Planungssystem – aber kein agiles Arbeitsumfeld.

cplace – Agil und planbar: kein Widerspruch

cplace setzt genau dort an, wo andere Tools an ihre Grenzen stoßen. Mit der Kombination aus Gantt-Charts, Kanban Boards und dem Timeboxing-Feature lassen sich klassische Planungsmethoden und agile Arbeitsweisen nahtlos miteinander verbinden.

• Die Gantt-Charts in cplace bieten klassische Planung mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und Projektstruktur – aber flexibel, anpassbar und teamübergreifend nutzbar. → Lesen Sie hier unseren Blog dazu.
• Die Kanban Boards ermöglichen den Teams, weiterhin agil zu arbeiten – mit User Stories, Sprints oder Workflows direkt im System.
• Das Timeboxing-Feature erlaubt die strukturelle Integration von Sprints, Inkrementen oder Phasen in die Zeitplanung – also ein agiles Element in einem klassisch planbaren Rahmen. → Hier erfahren Sie mehr über Timeboxing in cplace.
  
  

Durch diese enge Verzahnung entsteht ein einheitliches, durchgängiges System, das Toolbrüche vermeidet, Redundanzen reduziert und echte Transparenz in Echtzeit ermöglicht – über Teams, Projekte und Ebenen hinweg.

Kurz: cplace ist ein System – für Planung und Zusammenarbeit.

¹ Beispiel für die Gantt Terminplanung in cplace

² Kanban-Board in cplace

Wie sich die Tools im hybriden Projektmanagement unterscheiden

Die nachfolgende Übersicht zeigt im direkten Vergleich, wie unterschiedlich die drei Werkzeuge zentrale Anforderungen im hybriden Projektumfeld unterstützen – und wo ihre jeweiligen Stärken und Grenzen liegen:

Fazit: Moderne Projekte brauchen hybride Werkzeuge

Die Übersicht zeigt deutlich: Weder Excel noch MS Project alleine erfüllen alle Anforderungen, die moderne, hybride Projektteams heute brauchen. Excel bietet Flexibilität, leidet aber unter Fragmentierung und fehlender Kollaboration. MS Project bringt klassische Planungskompetenz mit, ist aber oft zu starr für agile Methoden.

cplace hingegen verbindet das Beste aus beiden Welten: Mit nahtlos integrierten Gantt-Charts, Kanban-Boards und Timeboxing unterstützt es sowohl klassische Zeitplanung als auch agile Arbeitsweisen – und das auf einer einheitlichen Plattform, die Transparenz und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

Wenn auch Sie auf der Suche nach einer Lösung sind, die Agilität und Planungssicherheit vereint, lohnt sich ein Blick auf cplace.

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