Von Excel zur –

harmonisierten Kapazitätsplanung!

Ein führender europäischer Bushersteller und Teil eines global tätigen Nutzfahrzeugkonzerns wollte sein Kapazitätsmanagement professionalisieren, prozessual wie technisch. Die Produktentwicklung ist als agile Großorganisation nach SAFe aufgestellt: Mehrere Agile Release Trains (ARTs) mit zahlreichen Teams planen ihre Arbeit in Program Increments (PIs) und Iterationen. Bislang lief die Kapazitätsplanung dezentral über Excel und Outlook mit hohem manuellem Aufwand und ohne einheitlichen Prozess..

Herausforderung

• Dezentrale Kapazitätsplanung über Excel-Listen und Outlook, mit massivem manuellem Zeitaufwand für Erhebung, Konsolidierung und Abstimmung.
• Jedes Team plante anders: Über die Jahre sind individuelle Insellösungen mit unterschiedlichen Reifegraden entstanden, ein einheitlicher, dokumentierter Kapazitätsplanungsprozess existierte nicht.
• Keine Transparenz über die tatsächliche Auslastung von Teams und ARTs über PIs und Iterationen hinweg. Überlastungen wurden erst spät oder gar nicht sichtbar.
• Keine einheitliche Datenbasis: Planungsstände lagen verteilt bei einzelnen Teams und Rollen, ein aggregierter Management-Blick fehlte.
• Unterschiedliche Iterationszyklen zwischen den Teams sowie unklare Abgrenzung von Tickets externer Dienstleister erschwerten eine ART-übergreifende Sicht.
• Hoher Koordinationsaufwand: Die Abstimmung mit sechs Release Train Engineers (RTEs) lief ohne zentralen Prozess und ohne gemeinsames Werkzeug.

Die Lösung: ein vierstufiges Vorgehensmodell

Erst den Prozess verstehen und optimieren, dann digitalisieren: Der Kunde wurde ganzheitlich über vier Phasen begleitet, beginnend mit einem Proof of Concept zur Validierung des Ansatzes, bevor die Lösung auf der unternehmensweiten cplace-Plattform umgesetzt wurde.

• Proof of Concept & Validierung: Auf einer Entwicklungsumgebung der Kundenplattform (cplace) wurden interaktive Dashboards prototypisch aufgebaut, darunter ein Team Analytics Dashboard sowie eine ART-Sicht mit Heatmaps zur Auslastung je Team, PI und Iteration (Planned vs. Available Effort, Restbudget je PI). Mehrere Feedbackrunden mit RTEs und Teams schärften den PoC und überzeugten die Entscheider.
• KI-gestützte Prozessanalyse (Ist-Aufnahme): Statt monatelanger Workshop-Serien wurden strukturierte Interviews mit den Teams und Stakeholdern geführt und gemeinsam mit den vorhandenen Excel-Planungsartefakten ausgewertet. Ein eigens entwickelter KI-Workflow übernahm die Aufbereitung:
  • Bereinigung der Interview-Transkripte (Auflösung von Fachakronymen, Korrektur von Transkriptionsfehlern).
  • Strukturierte Zusammenfassung entlang definierter Kernfragen, z. B. „Wie entstehen Work Items?“ und „Wie wird Teamkapazität ermittelt?“. Das schuf direkte Vergleichbarkeit aller Team-Prozesse.
  • Automatisierte Modellierung jedes Ist-Prozesses als BPMN-Diagramm (Camunda), anschließend fachliche Verfeinerung durch die Consultants.
• Prozessoptimierung & Lösungskonzept: Der Vergleich der modellierten Ist-Prozesse machte Gemeinsamkeiten, Lücken und Best Practices sichtbar, darunter ein Team mit bereits weit entwickeltem internem Kapazitätsprozess, dessen Ansätze gezielt in das Zielbild übernommen wurden. Daraus wurde ein harmonisierter, teamübergreifender Soll-Prozess abgeleitet: klare Verantwortlichkeiten, einheitliche Planungslogik über alle Iterationszyklen hinweg, saubere Abgrenzung externer Dienstleister und minimale Eingabeaufwände für die Teams. Die Abstimmung erfolgte im Kick-off-Workshop vor Ort und in Regelterminen, unter frühzeitiger Einbindung des Betriebsrats.
• Umsetzung auf der Unternehmensplattform: Der optimierte Soll-Prozess wird direkt auf der bestehenden cplace-Plattform des Kunden digital abgebildet, ohne zusätzliches Insel-Tool. Für eine optimale Nutzererfahrung mit minimalen Klicks investierte der Kunde zusätzlich in den cplace Widget Builder (AI-Premium-Paket).

Benefits für den Kunden

Ausblick

Nach der Validierung im PoC wird die Lösung aktuell auf der Plattform des Kunden ausgerollt. Mit dem neu verfügbaren Widget Builder wird die Nutzererfahrung weiter verbessert. Ziel ist eine Planung mit minimalen Klicks auf einer Seite. Darüber hinaus sind die Anbindung von Jira zur automatischen Übernahme von Work Items sowie die Übertragung des Prozess- und Analyseansatzes auf weitere Bereiche der Organisation vorgesehen.